REKISTERI-JA TIETOSUOJASELOSTE

Tämä on Pohjois-Sodankylän matkailuyhdistys ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 23.5.2018.

1. Rekisterinpitäjä

Pohjois-Sodankylän matkailuyhdistys ry
Tankavaarantie 35
99695 Sodankylä

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Marko Touru, matkailuyhdistyksen puheenjohtaja
info@visitsompio.fi
p. 040 744 1710

3. Rekisterin nimi

Pohjois-Sodankylän matkailuyhdistys ry:n jäsen- ja asiakasrekisteri.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on jäsen- ja asiakassuhteen hoitaminen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on jäsensuhteen hallinnointi ja hoitaminen ja palveluistamme kertominen asiakkaalle, asiakassuhteen hoitaminen.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Jäsenrekisteriin tallennettavia tietoja ovat: jäsenyrityksen tiedot (nimi, y-tunnus, osoite, verkko-osoite, laskutusosoite, puhelinnumero, vastuuhenkilön nimi), jäsenyrityksen vastuuhenkilön tiedot (nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite) ja muut jäsenyyteen liittyvät tiedot.

Asiakkaan antamat yhteystiedot (nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero).

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan jäsenyrityksiltä mm. sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, ja muista tilanteista, joissa jäsen luovuttaa tietojaan.

Rekisteriin tallennettavat asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti asiakkaalta itseltään sähköpostiyhteydenoton kautta, messuilla tai tapahtumissa kilpailujen yhteydessä, sosiaalisen median kanavien kautta tulleiden yhteydenottojen kautta.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja luovutetaan vain lain sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu jäsenen tai asiakkaan kanssa.

Tietoja ei rekisterinpitäjän toimesta luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Käsittelyn kesto

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan kuin asiakkuus tai jäsenyys on voimassa.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).